Santé 
Optimiser l'organisation
du Bureau des Entrées
d'un Centre Hospitalier

Contexte et problématique

  • Centre Hospitalier avec une capacité de 242 lits, qui gère près de 7000 entrées (MCO+SSR) sur l’année et doit faire face à une augmentation de 6% à 8% du nombre de dossiers patients en urgence+ en obstétrique
  • Difficultés notables du Bureau des Entrées, ayant pour mission la gestion de admissions allant de la création du dossier patient jusqu’à la facturation des actes : turn over des effectifs, équipe disparate, problème d’absorption des retards dans la facturation et du contentieux, dégradation du climat de travail, manque de formation des agents aux outils…
  • Enjeux : impacts sur l’encaissement des recettes et de la trésorerie, sécurisation de la chaîne de facturation, image de l’établissement

Domaines concernés

  • Organisation

  • Optimisation de processus

  • Accompagnement et coaching 

     

Objectifs

  • Réaliser une étude sur l’optimisation de l’organisation du Bureau des Entrées (BDE) permettant de :

    - Optimiser la chaîne de facturation en intégrant à la gestion des dossiers les principes d’identito-vigilance

    - Améliorer la trésorerie de l’établissement

    - Anticiper la mise en place de la facturation individuelle au fil de l’eau (FIDES)

Actions réalisées par allience

  • Accompagnement et co-contruction avec le cadre de service du BDE et son équipe d'une l’étude organisationnelle du service :

    - Établir un état des lieux

    - Réaliser le diagnostic du service

    - Définir des scénarii organisationnels et des plans d’actions associés

Résultats

    • Implication de l’équipe dans la démarche permettant d’amorcer une restauration du dialogue entre les agents
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    • Proposition de scénarii organisationnel du BDE, formalisation d’un process optimisé de la chaine de facturation et proposition de la répartition des activités/ tâches des acteurs sous la forme d’un planning sur 3 semaines
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    • Un plan d’actions opérationnelles visant à renforcer la performance du service, optimiser le processus de facturation, améliorer le pilotage de l’activité et développer des relations constructives avec les acteurs (patients, services internes et partenaires)